Privacidad de la plataforma

Qué cubre este aviso

Este aviso explica cómo tratamos los datos personales dentro de la plataforma que usas después de contratar, en https://app.portalflotas.cl. Es distinto de la política de privacidad del sitio público, que solo cubre el formulario de contacto y el de contratación en línea, y que dice expresamente que no alcanza a esta plataforma. Este documento cierra ese vacío.

Acá se tratan los datos más delicados de todo Portal Flotas. El RUT y el nombre de los conductores, el detalle de cada tránsito por los pórticos de peaje con su fecha y su hora, las credenciales de los portales de las concesionarias, los documentos de conductores y vehículos, y los pagos. Por eso este aviso entra en más detalle que el del sitio público.

Está escrito conforme a la Ley 19.628 sobre protección de la vida privada, que es la ley chilena vigente hoy en materia de datos personales, y adelanta parte del estándar de la Ley 21.719, que la reemplaza el 1 de diciembre de 2026.

Quién trata tus datos

En esta plataforma, el operador de flota que contrató el servicio es el responsable de los datos de sus conductores. Es quien decide incorporarlos, define sus arriendos y decide cobrarles los peajes. Reichelt y Luengo SpA, RUT 76.962.093-1, que opera Portal Flotas, actúa como encargado de ese tratamiento: tratamos esos datos por cuenta del operador y solo para que la plataforma funcione, no para fines propios. Lo que estamos cerrando por escrito con cada operador es el contrato de encargo que la ley exige (artículo 15 bis de la Ley 19.628 reformada), no la definición de los roles, que ya está clara.

En cualquier caso, respondemos por la seguridad de todo lo que la plataforma trata, y este aviso te dice qué hacemos con esos datos.

Para cualquier consulta sobre tus datos, o para ejercer los derechos que se describen más abajo, escríbenos a contacto@reicheltyluengo.cl. Es un buzón real y atendido.

Qué datos tratamos

De cada conductor guardamos su RUN, su nombre, y cuando existen, su correo y su teléfono. Guardamos también los datos de su licencia de conducir (clase, fechas de emisión y vencimiento, municipalidad emisora) y una huella criptográfica del archivo de la licencia. En el proceso de incorporación registramos un checklist de verificación de identidad.

Puede haber un dato de categoría especial. Si en la incorporación se registra el resultado de la revisión de antecedentes de un conductor, se guarda solo como un valor de sí o no, en una tabla separada del resto, con acceso reforzado y auditado, junto con la huella del documento que lo respalda. No guardamos el detalle de los antecedentes dentro de esa tabla. Este dato tiene protección especial bajo la Ley 21.719 y lo tratamos como tal.

Guardamos el detalle de cada tránsito por peaje asociado a los vehículos de la flota. Eso incluye el pórtico por el que se pasó, la fecha y la hora, el sentido y el tramo cuando la concesionaria los informa, la patente, el dispositivo TAG, y el monto cobrado. Guardamos también las boletas y los documentos de respaldo de cada concesionaria. Más abajo te explicamos por qué este es el dato más sensible de la plataforma y qué implica.

Guardamos los datos de tus vehículos (patente, marca, modelo, año, número de chasis o VIN cuando lo cargas, color) y sus documentos con fecha de vencimiento (permiso de circulación, revisión técnica, análisis de gases, seguro obligatorio, seguros), más una huella criptográfica de cada archivo. Guardamos las liquidaciones de cada conductor, su cuenta corriente de cargos y abonos, y los comprobantes de pago que el conductor sube, con el monto declarado, la fecha, el medio de pago y la imagen del comprobante.

Para acceder a los portales de las concesionarias de peaje en tu nombre guardamos las credenciales de esas cuentas. No las guardamos en texto plano. Van cifradas con una llave distinta por cada operador, y la propia llave viaja cifrada, de modo que ni siquiera nuestra base de datos ve la credencial original.

De quienes usan la plataforma (el equipo del operador y los conductores) guardamos lo necesario para el acceso. Correo, nombre y clave cifrada en el caso del equipo del operador, y para el conductor un ingreso por patente y RUT al portal donde ve lo suyo.

De dónde salen estos datos

La mayoría de estos datos los carga el operador de flota cuando incorpora a sus conductores y sus vehículos. Los tránsitos los obtenemos de los portales de las concesionarias de peaje, entrando con las credenciales que el operador nos entregó para eso, o de los archivos que se cargan a mano. Los comprobantes de pago los sube el propio conductor desde su portal. No compramos datos ni los recibimos desde fuentes externas de perfilamiento.

Para qué usamos estos datos

Los usamos para prestar el servicio que se contrató. Conciliar los peajes de cada vehículo, atribuir cada tránsito al conductor que lo generó, calcular su liquidación, llevar su cuenta corriente, avisar cuando una licencia o un documento del vehículo está por vencer, y dejar cada cobro respaldado y cuadrado para que se pueda revisar y defender.

Fuera de eso, solo los usamos con fines de seguridad de la plataforma, para prevenir fraude, para defender o cobrar una liquidación cuestionada, o para responder a un requerimiento legítimo de una autoridad. No armamos perfiles comerciales con fuentes externas y no tomamos decisiones automatizadas sobre las personas.

El dato más sensible: tus tránsitos

Vale la pena ser directos sobre esto. El registro de los tránsitos, con su pórtico, su fecha y su hora, permite reconstruir por dónde y cuándo circuló un vehículo. Puesto junto al conductor que tenía ese vehículo, dibuja un patrón de sus movimientos. No es un dato sensible en la definición estricta de la ley, pero su impacto sobre la vida privada es alto y lo tratamos con ese cuidado.

Por eso ese detalle solo se usa para lo que lo justifica, que es cobrarle al conductor exactamente los peajes que generó y poder mostrarle cada cobro con su respaldo. No lo usamos para vigilar a nadie, no lo compartimos con terceros fuera de lo que este aviso describe, y su plazo de conservación (que explicamos más abajo) está pensado para no guardarlo más de lo que ese fin necesita.

Por qué podemos tratarlos

La base depende del dato. El tratamiento de los datos de los conductores, sus vehículos, sus tránsitos y sus liquidaciones se hace en el marco de la relación de arriendo entre el operador y el conductor, y para cumplir lo que esa relación exige, que es liquidar y cobrar de forma exacta y documentada. Esa base está en el artículo 4 de la Ley 19.628, que autoriza el tratamiento cuando la ley lo permite o cuando el titular consiente.

Las credenciales de los portales de peaje las tratamos porque el operador nos autorizó a usarlas para obtener sus propios documentos de cobro, que es justamente lo que la plataforma hace por él. La revisión de antecedentes, por ser un dato de categoría especial, exige un fundamento reforzado y el consentimiento del conductor cuando corresponde, y por eso la guardamos segregada y con acceso auditado.

Cómo los cuidamos

Los datos viajan cifrados por HTTPS y viven en una base de datos que no está expuesta a internet. Cada operador está aislado del resto por una separación a nivel de base de datos, de modo que un operador nunca ve los datos de otro. Los documentos (licencias, documentos de vehículo, comprobantes) se guardan cifrados con una llave administrada, con envoltura AES-256-GCM sobre un servicio de llaves, y se descargan solo con un enlace firmado que además valida que quien lo pide pertenece al operador dueño del documento.

Las credenciales de los portales de peaje se guardan con doble cifrado y una llave distinta por operador. El acceso del equipo del operador y el de nuestros propios administradores de plataforma va con correo y contraseña. Ningún sistema es infalible. Si ocurriera un incidente que afecte tus datos, haremos las comunicaciones que la normativa vigente exija.

Dónde se alojan y quién los procesa

La base de datos de la plataforma está alojada en un servidor arrendado a OVH, en su centro de datos de Beauharnois, Canadá. Los documentos privados (licencias, documentos de vehículo, comprobantes) se guardan cifrados en un servicio de almacenamiento de objetos de Amazon Web Services, con sus llaves en el servicio de llaves de Amazon, en Estados Unidos. Un respaldo cifrado de la configuración y de la base se guarda en Cloudflare R2. Los correos que la plataforma envía salen por Amazon Simple Email Service, en Estados Unidos.

Para el cobro de la suscripción que el operador nos paga a nosotros interviene Flow.cl, y el documento tributario de esa suscripción lo emite Koywe, ambos con sede en Chile. Además, la plataforma se conecta a los portales de las concesionarias de peaje (por ejemplo Autopase, RutaPass, AVO y las que operan con Convenios y Televía) usando las credenciales del operador, para traer sus documentos de cobro. Nosotros seguimos siendo responsables de tus datos frente a ti. Si cambiamos de proveedor o de país, actualizamos esta sección.

Transferencia internacional de datos

Parte de estos datos sale de Chile, porque algunos de nuestros proveedores están en el extranjero. OVH en Canadá, y Amazon y Cloudflare en Estados Unidos. Esas transferencias las regula el título de transferencia internacional de datos que la Ley 21.719 incorpora a la Ley 19.628, a partir del 1 de diciembre de 2026. La regla es que la transferencia debe ampararse en que el país de destino ofrezca un nivel adecuado de protección o, si no lo ofrece, en garantías que la justifiquen.

Estamos revisando y archivando los términos de cada proveedor para dejar esa transferencia amparada en las garantías adecuadas que la ley exige, antes del 1 de diciembre de 2026. Cuando la Agencia de Protección de Datos Personales publique su lista de países con nivel adecuado y sus cláusulas modelo, ajustamos esta sección. Estas garantías son el mecanismo chileno de la ley reformada, no las cláusulas contractuales tipo de la Unión Europea, que son un instrumento de otro ordenamiento.

Cuánto tiempo los guardamos

Los datos de contacto comercial previos a contratar (los que dejaste en el sitio público) se rigen por la política de privacidad del sitio y por sus plazos, que ya corren como tarea programada. Acá nos concentramos en la conservación de lo que es propio de la plataforma.

El detalle de tus tránsitos (el pórtico por el que pasaste y la hora exacta, que es lo que permite reconstruir un recorrido) lo conservamos mientras dure el contrato y hasta 5 años después de la liquidación que lo incluyó, porque es el plazo en que un cobro todavía puede tener que respaldarse o defenderse. Cumplido ese plazo, una tarea programada elimina de forma automática ese detalle (pórtico y hora exacta) y deja solo el resumen contable por período, que ya no permite ubicar a la persona en el tiempo ni en el espacio.

Tus derechos y cómo ejercerlos

Tienes derecho a acceder a tus datos, a rectificarlos cuando estén errados o desactualizados, y a pedir su cancelación cuando ya no haya fundamento legal para conservarlos. El artículo 12 de la Ley 19.628 reconoce hoy el acceso, la rectificación, la cancelación y el bloqueo, y el artículo 13 dispone que esos cuatro no pueden ser limitados por ningún acto ni convención. Desde el 1 de diciembre de 2026, con la Ley 21.719, se suman el derecho a oponerte a ciertos tratamientos y la portabilidad de los datos que entregaste.

Conviene ser honestos sobre lo que la plataforma puede hacer hoy por sí sola. El portal del conductor le permite ver sus peajes, su cuenta corriente, su contrato y sus comprobantes, y subir un comprobante de pago, pero todavía no tiene un botón de autoservicio para rectificar o borrar sus propios datos. Por eso, hoy los derechos se ejercen escribiendo a contacto@reicheltyluengo.cl, y nosotros los aplicamos a mano. Cuando corregimos un dato, el registro original queda aparte como historial de auditoría y deja de usarse operativamente. Ten presente que muchas de estas correcciones o supresiones las gestiona el operador de flota que cargó tus datos, y en esos casos coordinamos con él.

Para ejercer un derecho, escríbenos indicando cuál quieres ejercer y un dato que permita ubicar tu registro. Podemos pedirte un antecedente que acredite que eres el titular, y solo con ese fin. El trámite es gratuito. Bajo la Ley 19.628 vigente, si no nos pronunciamos sobre tu solicitud dentro de dos días hábiles, su artículo 16 te habilita a recurrir al juez de letras en lo civil del domicilio del responsable. Adelantándonos al estándar de la Ley 21.719, acusamos recibo y respondemos por escrito dentro de treinta días corridos, prorrogables una vez por otros treinta con aviso previo. El bloqueo temporal de tus datos mientras se resuelve una solicitud, con reclamo ante la Agencia de Protección de Datos Personales, es parte de ese mismo estándar de la 21.719 que rige desde el 1 de diciembre de 2026.

Qué no hacemos

No vendemos tus datos. No los cedemos a terceros para fines distintos de los descritos acá, salvo que una ley o una orden judicial nos obliguen. No usamos el detalle de tus tránsitos para perfilarte ni para nada que no sea cobrar de forma exacta y documentada.

Sobre la Ley 21.719 y cambios a este aviso

La Ley 21.719 reemplaza el régimen chileno de datos personales y rige desde el 1 de diciembre de 2026. Hasta entonces la ley aplicable es la 19.628, y por eso los fundamentos que citamos son los de esa ley. Ya adelantamos parte del estándar nuevo, como los plazos de respuesta, la transparencia sobre quién recibe los datos y la segregación de la categoría especial. Si cambia lo que hacemos con los datos, cambiamos este texto y actualizamos su número de versión y su fecha. La versión publicada en esta página es siempre la vigente.